Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Autenticare le sottoscrizioni

L'autenticazione [della sottoscrizione] consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive. (Codice Civile, art. 2703)

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata solo quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:

  • a soggetti privati​​​​​ (banche, assicurazioni, ecc.)
  • a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (per esempio la delega alla riscossione della pensione)

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 prevede che infatti le norme del testo Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si possano applicare anche ai privati che vi consentono.

L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:

  • notaio
  • cancelliere
  • segretario comunale
  • dipendente addetto a ricevere la documentazione
  • altro dipendente incaricato dal Sindaco

L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:

  • modalità di identificazione
  • data e il luogo di autenticazione
  • nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
  • firma del pubblico ufficiale
  • timbro dell’ufficio

Approfondimenti

Firme elettroniche e digitali

L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate infatti iDecreto Legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25 prevede che:

L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

La firma digitale, invece non richiede di essere autenticata, dal momento che iDecreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter prevede che:

L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

In Comune di Cremona…

Requisiti soggettivi:

  • Maggiorenni capaci di intendere e di volere, previo accertamento dell'identità.
  • Per gli interdetti la firma è apposta dal tutore, previa verifica del decreto di nomina.
  • Per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne prende atto, previo accertamento dell'identità e della volontà a sottoscrivere del dichiarante, apponendo la dicitura "non in grado di firmare".

Requisiti oggettivi:

Atti e documenti in lingua straniera
La lingua ufficiale della Repubblica Italiana (ai sensi dell'art. 1 della Legge 482/1999) è l'italiano; pertanto all'eventuale documento presentato in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione. Non si possono autenticare firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana.

Approfondimenti

Atti e documenti da presentare all'estero
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del Pubblico Ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dal competente ufficio della Prefettura.

L’autentica di firma: quando è possibile

  • se il testo della dichiarazione rimane nell’ambito consentito. Non può contenere manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure.
  • per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli), ai sensi dell'art. 7 della Legge 248/2006, vedi la procedura sullo Sportello telematico;
  • per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale (ai sensi dell'art. 39 del Codice di procedura penale);
  • per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (ai sensi dell'art. 31 della Legge 184/1983);
  • per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del D.P.R. n. 169 dell'8/7/2005).

Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà da produrre a privati con autentica di firma
E' possibile scaricare modelli di dichiarazioni sostitutive per la compilazione, da produrre a privati con autentica di firma, dal sito internet del Comune.

Per ufficio di riferimento, responsabilità e tutela, atti normativi comunali ed eventuali approfondimenti visita la scheda sul sito internet del Comune.

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